5 tips voor een effectieve vergadering
Je kent het wel. Je zit voor de zoveelste keer in een vergadering en na 2 uur vraag je je af waar het nu eigenlijk over gaat. Wat gaan nu de concrete acties worden? Niet iedere vergadering is even nuttig en zeker niet voor iedereen belangrijk. Er wordt vaak veel gepraat, weinig gezegd en dat kost enorm veel tijd. Tijd die enorm kostbaar is in het onderwijs, want terwijl jij 2 uur in een vergadering zit, hoopt het nakijkwerk en de voorbereiding op. Maar hoe kan je dan wel goed vergaderen?
Er is veel onderzoek gedaan naar effectief vergaderen, waarbij de focus vaak ligt op de lengte van vergaderingen, hun doelgerichtheid en de benodigde structuren voor productiviteit. Hier zijn enkele bevindingen en richtlijnen die veel uit studies naar voren komen:
Foto: Campaign Creators
Duur van een vergadering: Een populaire richtlijn is dat vergaderingen maximaal 30 tot 60 minuten moeten duren om productief te blijven. Onderzoek wijst uit dat na 45 tot 60 minuten de concentratie afneemt, wat kan leiden tot een verlies in focus en betrokkenheid. Voor complexe onderwerpen kan het beter zijn om de vergadering op te splitsen in meerdere, kortere sessies. Bij gebruik van bijvoorbeeld een stand-up vergaderstijl, waarbij deelnemers staand vergaderen, kan zelfs 15 minuten effectief zijn.
Doelgerichtheid en voorbereiding: Elke vergadering zou een helder doel moeten hebben. Wanneer deelnemers vooraf een agenda en bijbehorende documenten ontvangen, kunnen ze zich beter voorbereiden en wordt de vergadertijd efficiënter benut. Dit voorkomt improvisatie en zorgt ervoor dat iedereen goed op de hoogte is van de onderwerpen.
Duidelijke rolverdeling: Goede vergaderingen hebben vaak een duidelijke rolverdeling, zoals een voorzitter die zorgt voor het verloop, een notulist die actiepunten bijhoudt, en deelnemers die zich voorbereiden op hun specifieke bijdragen. Dit creëert structuur en voorkomt afdwalen van het onderwerp.
Interactie en betrokkenheid: Uit onderzoek blijkt dat actieve betrokkenheid van deelnemers bijdraagt aan de effectiviteit van een vergadering. Het stimuleren van interactie, zoals het stellen van open vragen of het inlassen van korte brainstormmomenten, zorgt ervoor dat iedereen zich gehoord voelt en kan bijdragen. Dit verhoogt ook de inzet en motivatie om de afgesproken actiepunten na te komen.
Conclusies en actiepunten: Een goede vergadering eindigt met een duidelijke samenvatting van de actiepunten, verantwoordelijkheden, en deadlines. Zo weet iedereen wat van hen wordt verwacht en kan men direct na de vergadering aan de slag.
Samengevat: een effectieve vergadering duurt bij voorkeur kort (maximaal 60 minuten), heeft een duidelijke structuur en agenda, goede voorbereiding, actieve deelname van deelnemers, en sluit af met concrete actiepunten.
Merk jij dat dit binnen jouw team niet gebeurt? Geef dit dan aan en neem zelf het initiatief om hier wat aan te doen. Hier help je niet alleen jezelf mee, maar ook je collega's.
Hoe vergaderen jullie? Zie je na dit artikel betere mogelijkheden?